Glossário de Gestão de
Despesas e Reembolsos
Encontre o significado dos principais termos, conceitos, siglas e regras utilizadas no dia a dia da gestão de reembolsos corporativos, controladoria e auditoria fiscal de equipes externas.
Adiantamento de Viagem
Valor disponibilizado ao colaborador antes do início de uma viagem corporativa para cobrir despesas previstas como alimentação, hospedagem e transporte.
Auditoria de Despesas
Processo de revisão e validação das despesas lançadas pelos colaboradores, garantindo que estejam alinhadas à política interna da empresa e que os comprovantes sejam válidos.
Categoria de Despesa
Classificação dada a um gasto (ex: Hospedagem, Alimentação, Combustível, Pedágio) para fins de organização, relatórios e definição de limites de reembolso.
Centro de Custo
Uma subdivisão da empresa (ex: Comercial, Marketing, Obras) à qual despesas e receitas são alocadas, permitindo monitorar o orçamento de cada departamento individualmente.
Comprovante Fiscal
Documento oficial (Nota Fiscal, Cupom Fiscal) que valida a compra de um produto ou serviço perante os órgãos tributários, essencial para dedutibilidade contábil.
DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica)
Representação física e simplificada de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) utilizada para acompanhar o trânsito de mercadorias e consultar a validade do XML junto à Sefaz.
Despesas de Viagem
Gastos realizados por um colaborador enquanto está em trânsito ou viagem de trabalho a serviço da empresa, englobando passagens, hotéis, refeições e pequenos custos operacionais.
Faturamento Direto
Processo em que a empresa realiza o pagamento direto ao fornecedor (ex: hotel corporativo ou rede de postos conveniada), dispensando o colaborador de usar recursos próprios.
Fluxo de Aprovação
Etapas hierárquicas e fluxos de trabalho configurados para a revisão e autorização de reembolsos, garantindo que a despesa passe por supervisores antes da liberação pelo financeiro.
Gestão de Despesas Corporativas (TEM)
Conjunto de processos e tecnologias (Travel and Expense Management) voltado ao controle de despesas de viagem, representação comercial e reembolsos efetuados por equipes internas e externas.
Integração ERP
A sincronização dos relatórios de reembolso aprovados com o sistema de gestão central da empresa (ex: SAP, TOTVS, Sankhya), automatizando o lançamento financeiro.
KM Rodado (Reembolso de Quilometragem)
Compensação financeira paga a colaboradores que utilizam veículo próprio a trabalho, calculada multiplicando a distância percorrida por um valor pré-definido por quilômetro (que cobre combustível, desgaste e seguro).
NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
Documento fiscal eletrônico emitido no varejo para consumidor final, que substitui o cupom fiscal de papel e envia os dados da compra em tempo real para a Sefaz.
OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres)
Tecnologia capaz de digitalizar caracteres de texto contidos em arquivos de imagem (como fotos de recibos), traduzindo-os em dados editáveis pelo computador.
Políticas de Despesas
Diretrizes da empresa que estabelecem quais gastos corporativos são elegíveis para reembolso, limites financeiros por categoria, prazos de envio e penalidades.
Prestação de Contas
Processo em que o colaborador apresenta relatórios e comprovantes fiscais para justificar despesas pagas com recursos da empresa ou para solicitar o reembolso de valores pagos com dinheiro próprio.
Reembolso de Despesas
Devolução pela empresa ao colaborador dos recursos financeiros que este utilizou de seu patrimônio pessoal para arcar com despesas geradas pelo trabalho.
Relatório de Despesas (RDV)
Conjunto ou lote de comprovantes e despesas reunidos em uma única listagem organizada (frequentemente agrupados por período ou viagem) enviada para aprovação do financeiro.
SAT (Sistema Autenticador e Transmissor)
Tecnologia fiscal utilizada no estado de São Paulo para autenticar e transmitir cupons fiscais eletrônicos diretamente para a Sefaz paulista.
Visibilidade Gerencial
A capacidade de diretores, gerentes e profissionais do financeiro de visualizar gráficos, tendências e dados consolidados de despesas corporativas em tempo real.
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