Integração de despesas com TOTVS: o que sincroniza e como funciona?

Gerenciar despesas corporativas pode ser um desafio. Receber notas e recibos de papel, digitar tudo em planilhas e depois transferir esses dados para o ERP consome tempo e abre margem para erros. Muitos gestores financeiros se perguntam: “será que a integração com o ERP vai virar um projeto de meses?”

A boa notícia é que não precisa ser assim. A integração de um software de despesas como o ReciGo com seu ERP TOTVS foi pensada para ser direta e prática. Nos próximos parágrafos, vamos explicar exatamente o que sincroniza, como funciona e quanto tempo leva para sua empresa ter o controle financeiro na mão.

O que sincroniza entre ReciGo e TOTVS?

A integração entre ReciGo e TOTVS visa eliminar a digitação manual e garantir que os dados de despesas cheguem ao seu ERP de forma organizada e validada. Veja o que sincroniza em cada direção:

Do TOTVS para o ReciGo:

• Centros de Custo: A estrutura de centros de custo da sua empresa, já configurada no TOTVS, é espelhada no ReciGo. Isso garante que cada despesa seja lançada no centro de custo correto, desde o início.
• Colaboradores: Os dados dos colaboradores são sincronizados, associando cada um ao seu respectivo centro de custo e política de despesas.
• Projetos/Obras: Se sua empresa gerencia despesas por projeto ou obra, essas informações também podem ser sincronizadas, permitindo que o colaborador associe a despesa diretamente ao projeto no app.

Do ReciGo para o TOTVS:

• Lançamentos de Despesas Aprovadas: Todas as despesas que passam pelo fluxo de aprovação no ReciGo e são aprovadas são enviadas automaticamente para o TOTVS. Isso inclui valor, data, categoria, centro de custo e o colaborador responsável.
• Comprovantes Digitais: A foto do recibo, lida pela IA do ReciGo, é anexada ao lançamento no TOTVS, eliminando a necessidade de guardar papel e facilitando auditorias.
• Informações Adicionais: Detalhes como a descrição da despesa, tipo de pagamento e qualquer outra informação relevante capturada no ReciGo também são sincronizados.

Com essa sincronização, o financeiro deixa de digitar lançamentos, conferir recibos de papel e ajustar planilhas. A informação já chega pronta para ser contabilizada no TOTVS.

Como funciona a integração na prática?

A integração é feita via API, um canal de comunicação seguro que permite que os sistemas “conversem” entre si. Para o usuário final, a experiência é simples e intuitiva.

Para o colaborador em campo:

O colaborador fotografa o recibo com o app offline do ReciGo. A IA lê a foto e categoriza a despesa automaticamente, preenchendo valor e data. Em menos de 10 segundos, a despesa é lançada. Se o colaborador estiver sem sinal, os dados ficam no aparelho e sincronizam sozinhos quando a conexão volta. Ele associa a despesa ao centro de custo ou projeto, se necessário, e envia para aprovação.

Para o gestor que aprova:

O gestor recebe uma notificação e acessa o painel web do ReciGo. Lá, ele vê todas as despesas pendentes, com o recibo digitalizado e os dados já preenchidos. Com poucos cliques, ele aprova ou rejeita a despesa, garantindo que a política de despesas seja seguida. Tudo isso sem depender de planilhas ou e-mails.

Para o time financeiro:

Uma vez aprovada, a despesa é automaticamente enviada para o TOTVS. O time financeiro não precisa digitar nada. Os lançamentos já aparecem no ERP, prontos para o fechamento do mês, com o comprovante anexado. Isso agiliza o processo e reduz a chance de erros.

Pré-requisitos e etapas para a integração

Para que a integração seja um sucesso, alguns pontos são importantes:

1. Configuração inicial do ReciGo:

• Definição de Políticas: Configure suas políticas de despesas no ReciGo, incluindo limites e regras de aprovação.
• Usuários e Centros de Custo: Importe seus colaboradores e centros de custo (que podem vir do TOTVS).
• Categorias de Despesas: Defina as categorias de despesas que serão usadas, alinhadas com seu plano de contas no TOTVS.

2. Acesso à API do TOTVS:

É necessário que seu ambiente TOTVS esteja configurado para permitir a comunicação via API. Isso geralmente envolve a liberação de um usuário com as permissões adequadas para acesso aos módulos de contas a pagar/receber e cadastro.

3. Mapeamento de campos:

Uma etapa crucial é o mapeamento dos campos entre ReciGo e TOTVS. Por exemplo, como a categoria “Combustível” no ReciGo corresponde a uma conta contábil específica no seu plano de contas TOTVS. Essa configuração é feita uma única vez e garante que os dados cheguem no lugar certo.

Quanto tempo leva para integrar?

A preocupação com o tempo de projeto é comum. Diferente de grandes implantações que podem levar meses, a integração do ReciGo com o TOTVS é projetada para ser ágil.

Em um cenário típico, considerando a configuração do ReciGo e o mapeamento de campos, o processo leva de 2 a 4 semanas. Esse prazo pode variar um pouco dependendo da complexidade da sua estrutura de centros de custo, do volume de dados a serem sincronizados e da disponibilidade da sua equipe de TI para as configurações no TOTVS.

O objetivo é que sua empresa comece a sentir os benefícios da automatização rapidamente, sem grandes interrupções na operação.

Benefícios imediatos para o seu financeiro

• Fim da digitação manual: O financeiro deixa de perder tempo digitando recibos e conferindo planilhas.
• Redução de erros: Com a IA que lê a nota e a sincronização automática, a margem de erro humano é drasticamente reduzida.
• Fechamento do mês mais rápido: As despesas já chegam organizadas e aprovadas no TOTVS, agilizando o fechamento contábil.
• Controle e visibilidade: Gestores têm uma visão clara das despesas em tempo real, facilitando a tomada de decisões.
• Conformidade: A política de despesas é aplicada automaticamente, e os comprovantes digitais facilitam auditorias.

A integração do ReciGo com o TOTVS não é um projeto complexo. É um passo prático para modernizar a gestão de despesas da sua empresa, trazendo agilidade e controle para o dia a dia do seu financeiro e da sua equipe em campo.

Perguntas Frequentes

Preciso de um especialista em TI para fazer a integração?

Não necessariamente. A equipe do ReciGo oferece suporte no processo de integração, guiando sua empresa em cada etapa. Para as configurações específicas no TOTVS, pode ser necessária a colaboração da sua equipe de TI ou de um parceiro TOTVS.

A integração é compatível com todas as versões do TOTVS?

O ReciGo se integra com as principais versões do TOTVS que oferecem API para comunicação, como TOTVS Protheus e TOTVS RM. Recomendamos verificar a compatibilidade específica da sua versão com nossa equipe de integração.

Meus dados estarão seguros durante a sincronização?

Sim. A comunicação entre ReciGo e TOTVS é feita por meio de APIs seguras, utilizando criptografia e protocolos de autenticação para proteger a integridade e a privacidade dos seus dados. Os dados ficam no aparelho do colaborador e só sincronizam quando a conexão volta, garantindo segurança sem abrir mão de controle.

É possível personalizar o fluxo de aprovação das despesas?

Sim. O ReciGo permite configurar fluxos de aprovação personalizados, com múltiplos níveis e aprovadores, de acordo com a política de despesas da sua empresa, antes que os dados sejam enviados para o TOTVS.

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